＜五至六個月前＞完成新行程、選擇合作旅行社，並於網路上公佈；接受報名
- 資格限制：只要是認同我們理念與執行方式的愛樂者與旅遊同好，均可以報名我們的旅遊計劃。
- 報名程序：欲報名者可以從網站列印報名表，或致電執行長索取。請親筆填寫報名表並簽名後，依報名表上的說明郵寄或傳真。特殊要求請於報名表上註明：例如要求不跟團回，或要住單人房，或要加錢升級艙等，或不想購買演出票券等。
- 我們收到報名表後，如果還有名額便會通知報名者付訂金，收到錢後我們會將收據寄上，如此才算完成報名。如果已經額滿，我們會通知報名者排為候補第幾號，等有空缺可補時再通知交錢。
＜本俱樂部行程的特殊情況＞
- 名額限制：演出票券一般都在半年前就已付款預訂，也因此旅遊計劃通常名額限制在20-24人左右，無法增加。
- 音樂講座：我們會在行前舉辦所要欣賞曲目的音樂講座。
＜一個月前＞召開『行前會議』，收取餘款、辦理簽證等
- 餘款收取：一般在會議中收取，不克出席者可以另行匯款，會發給收據。由旅行社處理的部分可以刷卡，由俱樂部代收代付的部分則必須繳交現金或即期支票。
- 證照辦理：報名者可自己辦理護照、簽證，也可交給我們所選擇的旅行社代辦。
＜取消條款＞處理取消的過程相當麻煩，因此若臨時有事必須取消報名，請儘早告知。
- 根據觀光局規定的取消條款：出發31天前取消費用為團費10%／出發30-21天內取消費用為團費20%／出發20-2天內取消費用為團費30%／出發1天前取消費用為團費50%／出發當天取消費用為團費的100%。以上團費係指行程預算中「音樂票券」以外的部分。
- 音樂票券的部分由於多半在半年前皆已付清，因此取消的票券須待到現場試著賣票，回國後將賣票所得退還。
- 本俱樂部行程通常由於已經訂購演出票券，原則上是不論參加者多寡，一定要成行的。如因天災或不可抗力之因素導致本俱樂部的行程無法成行或繼續，本俱樂部會召集報名者開會共同決定如何善後。